La administración se aplica por medio del proceso administrativo, el cual nos
permite alcanzar las metas previamente trazadas.
Las etapas que integran dicho proceso han sido objeto de muy diversas clasificaciones. De
esta manera en 1.967, el profesor J. Antonio Fernández Arenas propuso una clasificación
integrada por tres etapas: planeación, implementación y control, que las representamos
en el siguiente cuadro:
Planeación: |
- Previsión |
|
- Programación |
||
Implementación: |
- Organización |
|
- Integración |
Recursos |
|
- Dirección |
||
- Comunicación |
||
Control: |
- Medición |
|
- Comparación |
Resultados |
|
- Ajustes, correcciones, mejoras al plan o a la ejecución |
El proceso se inicia con la planeación, durante la
implementación se ejecuta el plan; en el control se aprecia el resultado de la ejecución
y se hacen los ajustes y correcciones necesarios. Hecho esto el proceso se reinicia.
1. Planificación: Se entiende por planificación como un curso de
acción basado en el análisis de un problema, ordenándolo y programando el tiempo
necesario para su solución. Los pasos para una correcta planificación son los
siguientes:
1.1.- Fijar un objetivo. Determinar las metas
que se desean alcanzar.
1.2.- Investigar. Determinar las necesidades y
recursos, precisando los aspectos que pudiesen interferir en la consecución de los
objetivos.
1.3.- Análisis. Los datos obtenidos
permitirán establecer un diagnóstico al precisar los factores que impiden proporcionar
atención de calidad. Entre las causas más comunes están la falta de personal,
deficiente distribución de personal, etc.
1.4.- Plan. El análisis permitirá trazar las
alternativas de solución, que en este caso son: programar la optimización de los
recursos humanos de enfermería.
2. Implementación. Es la segunda etapa del proceso administrativo, en
la cual se organiza e integran los recursos necesarios para la ejecución de las acciones
planeadas.
Al implementar es necesario ordenar las acciones conforme a los siguientes pasos:
organización, técnicas de integración, comunicación y dirección.
2.1.- Organización. Es la etapa donde se fijan
obligaciones a individuos o grupos de personas, y donde se señalan las relaciones entre
las actividades y la autoridad, con el objeto de llegar a una meta específica. Al
establecer una estructura de organización es necesario:
- Definir el tipo de
organización acorde a la empresa.
- Definir actividades y
funciones.
- Definir jerarquías.
- Establecer vías de
comunicación.
- Definir los sistemas
de coordinación.
2.2.- Técnicas de integración. Las técnicas
de integración incluyen:
- Reclutamiento.
+ De personal (el de mejor formación).
+ De recursos materiales (existencias y costos)
- Selección.
+ De personal:
s Una prueba de admisión.
s El expediente de admisión.
s Entrevistas personales.
s Periodos de prueba.
2.3.- Comunicación. Comunicar es dar, transmitir,
intercambiar, informar ideas, actitudes, sentimientos y pensamientos. Tipos de
comunicación:
- Ascendente. De los subordinados a los
directivos para transmitir sugerencias, quejas, informes, entre otros.
- Descendente. De los directivos a los
subordinados para emitir órdenes, orientación, instrucción, información, entre otros.
- Horizontal. Entre departamentos y personal
del mismo nivel jerárquico para coordinar, informar, unificar, sugerir, solicitar, entre
otros.
- General. De la institución al público, para
publicar, informar, girar instrucciones, entre otros.
2.4.- Dirección. Dirigir es guiar, orientar, conducir al logro de los
objetivos de la organización. La dirección es la parte de la implementación que nos
permitirá realizar lo planeado. Dirigir implica tomar decisiones. Los procedimientos de
dirección deben permitir el desarrollo pleno de las potencialidades individuales. Un
clima de buena dirección significa:
- Ambiente favorable para desarrollar buenas
relaciones humanas.
- Respeto, colaboración, coordinación,
reconocimiento social y creatividad.
- Productividad.
La dirección puede ejercerse de varias formas:
- Autocrática. Este tipo de dirección es
autoritaria, no toma en cuenta a los subordinados. Se logra cierta eficiencia mecánica.
- Democrática. Este tipo de dirección
considera las opciones de los demás. Se obtiene eficiencia humana.
- Anárquica. No puede decirse que haya
dirección en el sentido literal de la palabra, no hay eficiencia.
- Formal. Se da por nombramiento; puede
ejercerse en las formas ya mencionadas.
- Personal. Esta forma emana de las
características personales en individuos con liderazgo innato.
- Profesional. Se observa en personas que
tienen más conocimiento y experiencia que el resto del grupo.
3. Control. El establecimiento de sistemas de control permitirá reconocer los logros en
relación a los objetivos. El control es la apreciación del resultado de la ejecución en
comparación con el plan. Establece causas de desviaciones y las medidas para su
corrección.
3.1. Importancia del control.
- Importancia del control.
* Asegurar la
ejecución de los planes.
* Obtener información
sobre el avance, logro de los objetivos y las desviaciones.
* Inferir la
utilización de recursos.
* Corregir a tiempo y
hacer frente a las situaciones indeseables.
* Mejorar o cambiar los
planes sin que afecten al logro de los objetivos generales.
3.2. Principios del control.
- De la delegación. A mayor delegación, mayor
control.
- Normativo. El control debe efectuarse con
base en criterios preestablecidos de evaluación.
- De equilibrio. El control ha de efectuarse en
todas las actividades administrativas, pero dando mayor importancia en el caso de
variaciones importantes en el logro de los objetivos.