La supervisión como sistema de control es una de las necesidades
vitales en las organizaciones. Permite la medición de la actuación y el control de las
acciones.
Raymond O. Loen citado por Bustos (1.981) define la supervisión como dar a los
subordinados la instrucción , orientación y disciplina día a día, según se requiere
para que ellos cumplan con sus obligaciones y responsabilidades.
Yo considero la supervisión como: como dirección democrática, basada en principios,
cuyo principal interés radica en el supervisado y su realización plena. A través de la
supervisión se logra la eficacia de las acciones y funciones. La supervisión es un
factor importante de progreso que permite:
1. Promover el trabajo en equipo.
2. Mejorar los sistemas de trabajo.
3. Desarrollar la eficacia del personal.
4. Obtener la máxima productividad.
5. Mejorar la utilización de recursos en la ejecución del plan.
6. Detectar fallas y corregir errores de acciones.
Objetivos de la Supervisión:
Para el personal. Desarrollar habilidades, orientar, simplificar el
trabajo, ofrecer un ambiente positivo en el trabajo y lograr el desarrollo de relaciones
humanas adecuadas.
Para el público. Garantizar un servicio de calidad.
Para la organización. Coadyuvar al logro de los objetivos
institucionales.
Principios de la Supervisión:
Planificación. La supervisión planeada es más eficaz.
Psicología. El conocimiento del supervisado facilita la acción
supervisora.
Sociología. Al supervisar, deberá tomarse en cuenta que las actitudes
y la eficiencia del supervisado están condicionadas por el medio ambiente en que vive.
Dirección. El supervisar requiere tomar decisiones.
Enseñanza. Ensañar al trabajador a ejecutar el trabajo simplifica la
supervisión.
Comunicación. El supervisar requiere comunicar en forma sistemática,
en caso contrario, la supervisión no podrá darse.
La fuente generadora de los programas de supervisión son los servicios y sus necesidades.
Un programa de supervisión debe de reunir lo siguiente:
1. Cubrir todos los turnos.
2. Funcionar de manera vertical y horizontal.
3. Favorecer el desarrollo del personal.
4. Ser flexible y susceptible de medir.
5. Darse a conocer por todo el personal.
6. No rebasar los seis meses planeados.
7. Tener como propósito el objetivo de calidad.
La supervisión eficaz requiere de personal altamente cualificado y, además, que conozca
el área de trabajo.
Uno de los errores más frecuentes de los supervisores consiste en efectuar una vigilancia
abrumadora en busca de fallos, lo cual desvirtúa el verdadero propósito de la
supervisión.
La disciplina es factor importante en la supervisión, pero es necesario ejercer un
control para evitar o corregir un comportamiento indeseable.
DISCIPLINA.
El programa de acción disciplinaria que maneje el supervisor debe de contener:
a. Políticas, normas y reglamentos de la institución.
b. Información sobre sanciones.
c. Observación continua con acciones bien específicas.
d. Acciones correctivas de tipo constructivo.
e. Reforzamiento en las modificaciones de conducta aceptables; es
decir, acciones de reconocimiento.
f. Motivación.
EVALUACION.
El proceso sistemático de la evaluación permite medir y comparar los resultados
obtenidos en relación con los esperados.
Propósitos de la evaluación.
1. Corregir y mejorar los planes iniciales, o ambos casos.
2. Medir la eficacia de las actividades.
3. Fundamentar la toma de decisiones, en caso necesario y plantear
opciones.
Al evaluar hay que tener presente:
a. Los objetivos.
b. Los logros.
c. Las necesidades.
d. Los recursos.
Nos podríamos preguntar ¿ Cuando se debe evaluar ?.
Al inicio, en el transcurso y al final de cualquier plan. La evaluación debe de ser
permanente y dinámica, objetiva, oportuna y aplicable, y se enfocará a aspectos
realmente significativos.
Los instrumentos para evaluar deben comprender criterios que enfoquen de manera directa el
aspecto que se desea evaluar, delimitando el área que será objeto de medición.
La evaluación puede hacerse de formas:
Directa:
- Observación.
- Entrevistas.
- Reuniones.
Indirecta:
- Informes.
- Encuestas.
- Programas.
- Expedientes y otros.
Métodos de control
* Archivo.
* Auditoria.
ARCHIVO.
Es el conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados que conservan la
historia de la organización.
Según el destino se clasifican en:
- Pasivo.
- Activo.
Según el sistema se clasifican en:
- Público.
- Privado.
- Secreto.
Determinar el contenido del archivo es una tarea ardua indispensable para un adecuado
control de registros, informes, procedimientos y normas ejecutadas.
AUDITORIA.
La auditoria es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo.
* Objetivo. Descubrir deficiencias e irregularidades y plantear
soluciones.
* Utilidad. Ayudar a la dirección a lograr un control continuo y
constructivo.
Tipos de auditoria.
- Externa:
* Fiscal.
* Contable.
- Interna:
* Administrativa.
* Contable.
* Profesional.
Las auditorias externas suelen hacerlas las empresas de contadores públicos, intentan
comprobar el estado financiero comprobando la exactitud de los registros.
Las auditorias internas se ejecutan con personal de la organización. La administrativa
evalúa los controles administrativos, la estructura de la organización, las políticas,
los planes y la ejecución.
La auditoria contable avalúa la exactitud de los datos presupuestales y su ejercicio a
través de estadísticas.
La auditoria profesional evalúa la práctica del profesional diverso, conforme a un
objetivo de calidad.
Técnicas de control más empleadas
* Informes. Deben de reflejar el aprovechamiento de los recursos en
relación con el logro de los objetivos, se incluirá en su redacción conclusiones y
sugerencias.
* Observación. Esta es indispensable, para su ejercicio se deberán
fijar parámetros de medición que impidan la subjetividad.
* Control de cantidad. Se relaciona con la mayor o menor demanda; en
los departamentos de enfermería se considera la cantidad de pacientes atendidos.
* Control de calidad. Es acorde al tipo de servicio que se preste. En
los departamentos de enfermería se relacionará con la calidad de atención que se
preste.
* Control de tiempo. En casi todos los organismos viene a ser de
máxima importancia como indicador de programación de actividades y la utilización al
máximo de recursos.
* Control de inventarios. Se aplica para medir la existencias previstas
y los suministros necesarios.